№796 Про затвердження Положення про відділ загальної та організаційної роботи Компаніївської селищної ради

КОМПАНІЇВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

КІРОВОГРАДСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РІШЕННЯ

дев’ятої сесії селищної ради

восьмого скликання

від 15 квітня 2021 року №796

смт Компаніївка

Про затвердження Положення

про відділ загальної та

організаційної роботи

Компаніївської селищної ради

Відповідно до законів України ″Про місцеве самоврядування в Україні″, ″Про Національний архівний фонд та архівні установи″, Про державну службу″ постанов Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року №736 ″Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію″ (із змінами), від 17 січня 2018 року №55 ″Деякі питання документування управлінської діяльності″ (зі змінами), Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємстсвах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 16 червня 2015 року №1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за №736/27181, на підставі структури Компаніївської селищної ради, затвердженої рішенням селищної ради від 11 березня 2021 року №421 "Про внесення змін до структури виконавчих органів ради, загальної чисельності ради та її виконавчих органів та затвердження структури в новій редакції", Інструкції з діловодства у селищній раді затвердженої розпорядженням голови селищної ради від 17 грудня 2019 року №123-р:

селищна рада

ВИРІШИЛА

Затвердити Положення про відділ загальної та організаційної роботи Компаніївської селищної ради (додається).

Положення про відділ загальної та організаціної роботи Компаніївської селищної ради, затверджене рішенням селищної ради від 06 лютого 2018 року №100 вважати таким, що втратило чинність.

Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету селищної ради Людмилу Галіцьку.

Селищний голова Олександр МАСЛЮКОВ

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням сесії восьмого

скликання Компаніївської селищної

ради від 15 квітня 2021 року № 796

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ загальної та організаційної роботи

Компаніївської селищної ради

І. Загальні Положення

Відділ загальної та організаційної роботи (далі – відділ) є структурним підрозділом Компаніївської селищної ради, який утворюється її головою для встановлення в селищній раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, здійснення методичного керівництва і контролю за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах селищної ради.

Відділ підпорядковується селищному голові та керуючому справами (секретареві) виконавчого комітету селищної ради.

Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями селищного голови, Інструкцією з діловодства та Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Компаніївській селищній раді, а також цим Положенням.

До складу відділу входить робота із зверненнями громадян.

ІІ. Основні завдання та функції відділу

Основними завданнями відділу є:

1) встановлення в селищній раді єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;

2) розроблення Інструкції з діловодства в селищній раді, якою одночасно регламентується питання організації діловодства у паперовій та електронній формах, та номенклатури справ селищної ради;

3) реєстрація та облік службових документів;

4) надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленного порядку роботи з електронними та паперовими документами, роботи із зверненнями громадян та особистого прийому громадян в апараті, структурних підрозділах селищної ради;

5) організація документообігу, зберігання документаційного фонду або його частини, формування справ, їх зберігання та підготовка для передавання до Державного архіву області;

6) впровадження та нагляд за дотриманням структурними підрозділами селищної ради вимог Інструкції з діловодства та національних стандартів;

7) проведення регулярних перевірок стану діловодства та додержання законодавства про звернення громадян в структурних підрозділах селищної ради, сторост;

8) використання системи електронного документообігу, ведення та актуалізація електронних довідників в селищній раді;

9) дотримання вимог до підготовки електронних і паперових документів та організація роботи з ними;

10) організація нагляду за станом збереження документаційного фонду селищної ради та користування ним;

11) інформаційна взаємодія з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії;

12) розроблення типових маршрутів прохоження документів в селищній раді;

13) ініціювання та проведення в селищній раді підвищення кваліфікації працівників селищної ради з питань документообігу;

14) підготовка проєктів розпоряджень, доручень селищного голови та рішень сесії селищної ради, зокрема з питань, що належать до компетенції відділу;

15) здійснення діловодства в селищній раді, організація обміну електронними документами з іншими установами виключно з використанням системи електронного документообігу селищної ради, інтегрованої до системи взаємодії;

17) узагальнює висновки, пропозиції та зауваження, що надійшли під час проведення консультацій з громадськістю, сприяє врахуванню громадської думки під час прийняття рішень;

18) здійснює організаційно-правове та матеріально-технічне забезпечення діяльності селищної ради;

19) надає методичну і практичну допомогу іншим структурним підрозділам селищної ради з питань, що належать до компетенції відділу;

20) бере участь у підготовці матеріалів для засобів масової інформації з питань, що належать до його компетенції, а також сприяє їх поширенню;

21) здійснює моніторинг проведення мирних зібрань, організовує в установленому порядку разом з іншими структурними підрозділами селищної ради розгляд вимог учасників зазначених акцій та інформує про результати;

22) організовує підготовку проектів розпоряджень селищного голови з питань, що належать до компетенції відділу;

23) бере в установленому порядку участь у розробленні відповідних розділів проектів бюджету та програми соціально-економічного розвитку територіальної громади;

24) розглядає звернення громадян, підприємств, установ та організацій з питань, що належать до його компетенції;

25) надає роз'яснення щодо розпоряджень селищного голови з питань, що належать до компетенції відділу;

26) аналізує оприлюднені в засобах масової інформації матеріали з питань, що належать до його компетенції, готує у разі необхідності відповідні роз'яснення або спростування;

27) виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань;

28) дотримання наданого Конституацією України права громадянина направляти індивідуальні чи колективні звернення до місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;

29) забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій і скарг громадян з особистих питань, що надійшли до селищної ради, з метою оперативного вирішення порушених у них проблем;

30) забезпечення належної організації особистого прийому громадян селищним головою, заступниками голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету;

31) здійснює контроль за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до селищної ради;

34) здійснює контроль за виконанням розпоряджень селищного голови щодо стану роботи із зверненнями громадян;

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами селищної ради вимог Інструкції з діловодства, Регламенту селищної ради та національних стандартів;

2) організовує збереження документаційного фонду селищної ради та забезпечує користування ним;

3) з використанням системи електронного документообігу приймає, реєструє і подає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію селищної ради; реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію;

4) розробляє Інструкцію з діловодства у селищній раді, якою одночасно регламентується питання організації діловодства у паперовій та електронній формах;

5) складає зведену номенклатуру справ селищної ради, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і збергінання справ, що підлягають здачі на постійне зберігання в Державний архів області;

6) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання в селищній раді;

7) вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в селищній раді та її структурних підрозділах;

8) проводить регулярно перевірку стану діловодства в селищній раді та структурних підрозділах, надає їм необхідну методичну допомогу щодо удосконалення форм і методів роботи з документами, у тому числі електронними;

9) здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженям документів в селищній раді;

10) забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

11) ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників селищної ради з питань діловодства;

12) здійснює ведення діловодства в селищній раді;

13) веде Систему обліку публічної інформації, з дотриманням вимог чинного законодавства України щодо захисту персональних даних;

14) здійснює контроль:

за додержання строків підготовки проєктів розпоряджень селищного голови, матеріалів до засідань сесії селищної ради, виконавчого комітету та за виконанням резолюцій селищного голови;

за проходженням, підготовкою та оформленням службових документів;

за правильністю користування документами в селищній раді та технічний контроль за своєчасним виконанням зареєстрованих вхідних документів, що підлягають контролю, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства;

за суворим додержанням в селищній раді, її структурних підрозділах, інших нормативів та вимог щодо підготовки, оформлення документів та організації діловодних процесів;

15) веде облік, забезпечує зберігання, розмноження та використання документів з грифом ″Для службового користування″ відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення обліку, збергінання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію;

16) забезпечує разом з іншими відділами селищної ради організаційно-техннічну підготовку засідань сесії, виконавчого комітету, нарад, що проводить селищний голова, а також інших заходів, що ним проводяться;

17) забезпечує коригування і друкування проєктів розпоряджень селищного голови, реєстрацію, у разі необхідності розмноження підписаних розпоряджень, своєчасне доведення їх до відповідних структурних підрозділів селищної ради, старост, підприємств, установ, організацій, посадових осіб та громадян; у необхідних випадках видає копії, витяги з виданих розпоряджень,

інших документів; здійснює коригування інших службових документів, які підписує селищний голова;

18) організовує роботу відомчого архіву селищної ради відповідно до Закону України ″Про Національний архівний фонд та архівні установи″ та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях;

19) бере участь у проведені експертизи наукової і практичної цінності документів під час їх відбору на державне зберігання, готує справи до здачі в Державний архів області;

20) забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів ведення діловодства в селищноій раді,

сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб структурних підрозділів селищної ради та структурних підрозділів;

21) вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів;

22) забезпечує схоронність штампів відділу;

23) завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією з діловодства в селищній раді та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях;

24) з метою удосконаленя форм і методів роботи з документами впроваджує досвід роботи діловодних служб апаратів інших селищних рад України;

25) здійснює реєстрацію звернень громадян, що надійшли на адресу селищної ради, в тому числі через засоби електроного зв’язку, а також одержаних під час особистого прийому громадян керівництвом селищної ради;

26) забезпечує захист персональних даних громадянина, зазначених у зверненні;

27) пересилає звернення за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляє громадянину, який подав звернення;

28) забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійщли до селищної ради;

29) отримує від структурних підрозділів селищної ради, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та підприємств, установ і організацій інформації, що стосуються розгляду звернень громадян;

30) проводить консультації та роз’яснює громадянам, які виявили бажання звернутися (або звернулися) на особистий прийом про порядок вирішення їх проблем;

31) відповідно до затвердженого Графіка особистого прийому громадян керівництвом селищної ради організовує особистий прийом громадян селищним головою, заступниками селищної ради, секретарем селищного голови, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету;

32) веде облік громадян, що побували на особистому прийомі у керівництва селищної ради, та контролює виконання доручень керівництва щодо вирішення питань, порушених під час особистого прийому;

33) забезпечує підготовку та надає інформацію керівництву про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян у структурних підрозділах селищної ради, місцевих органах виконавчої влади і органах місцевого самоврядування відповідно до чинного законодавства;

34) забезпечує взаємодію з Державною установою – Кіровоградський обласний контактний центр;

Відділ загальної та організаційної роботи взаємодіє з цих питань з структурними підрозділами селищної ради, старостами, органами місцевого сомоврядування та іншими установами та організаціями.

ІІІ. Права відділу

Відділ має право:

1) вимагати у межах повноважень від структурних підрозділів селищної ради, підприємств, установ і організацій, неухильного виконання надісланих їм документів, надання ними селищній раді у визначені строки та в установленому порядку інформацій, довідок, а також пояснень щодо несвоєчасного або неповного виконання документів;

2) залучати спеціалістів структурних підрозділів селищної ради за погодженням з їх керівниками, до проведення перевірок ведення діловодства, ходу і якості виконання документів безпосередньо на місцях;

3) перевіряти стан роботи з ведення діловодства та роботи із зверненнями громадян у структурних підрозділах селищної ради, старост;

4) подавати в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками;

5) одержувати від структурних підрозділів селищної ради, старост, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій відповідно до чинного законодавства письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок;

6) повертати працівникам селищної ради та структурним підрозділам, матеріали, що готуються для розгляду на засіданнях сесії, виконавчого комітету селищної ради, проєкти розпоряджень селищного голови та інші документи, подані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та регламенту селищної ради;

6) повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення установлених вимог;

7) вносити пропозиції керівництву селищної раи з питань, віднесених до компетенції відділу.

8) не розглядати письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких неможливо встановити авторство.

Організація роботи відділу

Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади селищним головою.

Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад селищним головою в установленому порядку.

Начальник відділу:

1) здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функцій, забезпечує виконання планів роботи відділу, забезпечує дотримання працівниками відділу Правил внутрішнього службового розпорядку та Правил внутрішнього трудового розпорядку, виконавської дисципліни;

2) подає згідно з чинним законодавством керуючому справами (секретареві) виконавчого комітету селищної ради пропозиції про призначення, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасне заміщення

вакансій, заохочення та накладання стягнень, підвищення кваліфікації працівників відділу; визначає завдання і повноваження працівників відділу, розподіляє обов’язки, розробляє посадові інструкції працівників відділу і подає їх керуючому справами (секретареві) виконавчого комітету селищної ради для затвердження, контролює дотримання ними визначених обов’язків та прав;

3) забезпечує чітке ведення і культуру діловодства в селищній раді згідно норм чинного законодавства України та нормативними актами органів влади вищого рівня;

4) здійснює контроль за правильністю користування документами в селищній раді і передачею їх на державне зберігнання відповідно до вимог Закону України ″Про Національний архівний фонд та архівні установи″ та інших нормативних і законодавчих актів;

5) забезпечує взаємодію відділу із структурними підрозділами селищної ради, територіальними органами міністерств і відомств України в області, виконавчими комітетами міських, селищних, сільських рад, іншими структурними підрозділами і спеціалістами з питань, віднесених до компетенції відділу;

6) контролює дотримання встановлених правил роботи з документами;

7) має право повертати виконавцям проєкти документів для доопрацювання і вимагати їх доопрацювання у разі наявності помилок, неточностей тощо та порушення вимог Інструкції з діловодства, Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в селищній раді, затвердженої розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 30 листопада 2016 року №515-р;

8) щодня разом із спеціалістами селищної ради готує поштову кореспонденцію селищному голові;

9) бере участь у підготовці проєктів рішень селищної ради відповідно до вимог законів України ″Про місцеві державні адміністрації″, ″Про місцеві самоврядування в Україні″;

10) забезпечує схоронність печаток, штампів, що знаходяться у відділі, та правильне їх використання;

11) підписує і погоджує документи у межах своєї компетенції, засвідчує копії документів в установленому порядку;

12) бере участь в засіданнях сесії, виконавчого комітету селищної ради та забезпечує їх протоколювання, а також в нарадах за участю селищного голови і в нарадах, що проводяться в селищній раді з питань діловодства;

13) інформує керівництво селищної ради про виконання покладених на відділ обов’язків;

14) доповідає селищному голові, секретареві селищної ради, заступникам селищного голови, керуючому справами (секретареві) виконавчого комітету селищної ради про стан роботи з документами;

15) координує роботу працівників селищної ради з питань надання методичної допомоги структурним підрозділам селищної ради, щодо правильного ведення діловодства, удосконалення форм і методів роботи з документами;

16) вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в селищній раді та її структурних підрозділах;

17) регулярно організовує проведення перевірок стану діловодства, роботи зі зверненнями громадян в слищній раді та структурних підрозділах селищної ради, сторост;

18) організовує збереження документаційного фонду селищної ради та користування ним відповідно до вимог Закону України ″Про Національний архівний фонд і архівні установи″;

19) ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників селищної ради з питань діловодства;

20) виконує інші обов’язки, покладені на нього селищним головою та керуючою справами, а також секретарем селищної ради, заступниками селищного голови.

Начальник відділу повинен відповідати таким вимогам:

1) мати вищу освіту;

досвід роботи на посадах служби в органах місцевого самоврядування або державної служби категорії ″Б″ чи ″В″ або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше п’яти років;

вільно володіти державною мовою.

2) знати закони України, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, інші законодавчі та нормативні акти з питань діяльності органів місцевого самоврядування, ведення діловодства та архівної справи, а також з питань роботи з документами з грифом обмеження доступу ″Для службового користування″;

3) знати основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

Начальник відділу взаємодіє:

1) з керівниками структурних підрозділів та старостами селищної ради, організаціями, що належать до сфери її управління, з питань роботи з документами, контролю і перевірки їх виконання, підготовки і подання необхідних керівництву селищної ради документів;

2) з юридичним сектором селищної ради – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

3) з відділом кадрового забезпечення та роботи з персоналом – з питань служби в органах місцевого самоврядування, розстановки кадрів, підготовки проєктів розпоряджень, наказів;

4) з відділом бухгалтерського обліку та звітності – з питань забезпечення працівників відділу засобами оргтехніки, канцелярськими товарами;

5) з працівником по забезпеченню інформаційних систем і технологій селищної ради – з питань функціонування роботи комп’ютерної техніки у відділі та удосконалення програмного забезпечення;

6) з господарською групою селищної ради – з питань побутового обслуговування;

7) з виконавчим апаратом селищної ради – з питань підготовки матеріалів для розгляду селищною радою на сесіях та на засіданнях виконавчого комітету.

Начальник відділу в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установі з питань роботи з документами.

Відділ забезпечується комп’ютерною технікою, зв’язком, оргтехнікою, канцелярськими товарми та іншим майном, необхідним для виконання покладених на відділ завдань.

Структура і чисельність працівників відділу затвердується селищним головою.

______________________